勤怠管理

社内の備品管理を適切に行う方法とは

デスクの整理整頓で仕事効率をアップ

机の上が乱雑な状態になっていると、これから仕事や勉強にとりかかろうという気持ちがかなり損なわれてしまいます。

よくビジネス書では「仕事ができない人の特徴」として机の上が常に乱雑であることが挙げられています。
今にも崩れて倒れそうな書類の山や、あちこちに散らばった筆記用具、探さないと見つからない電卓といった状態では、スピード感を求められる仕事をしていくことはできません。

心理学的にも机の上が汚いままになっていると、自分の頭の中で判断をする能力のキャパシティを余計に消費してしまうことになるので、本来必要となる発想が疎かになってしまいがちです。

もちろん机の上が常に汚れているという人の中にも、ずば抜けて優れた仕事能力を持っている人もいます。
ですがそうした例外的な人がいることと、机の中が汚れていてもよいということは全く関連がありません。

机の上が乱雑になっていると、自分以外の人と協力をして仕事をしていくことができにくくなってしまうので、誰が自分の机に来てもすぐに何がしまわれているかわかるようにしましょう。

まず机上を整理整頓された状態に保つために、「余計なものを置かない」ということがあります。
文房具は一つ一つの価格が安いため、つい次々買い足し買い足しで増えていってしまうものです。

しかしペンは一本ずつしか使いませんし、インクがなくなって書けなくなったようなものまでを机上に置いておくのは全くの無駄です。

そもそもとして机上が汚れた状態になっているとほしい文房具がすぐに見つけられず、思いつきで購入や補充をするのでそれがますます不要なものを増やす結果になります。

社内の備品を余分に消費しないためにも、普段から机の上をキレイにし必要のないものをできるだけ置かないようにしましょう。

ペン立てではなくトレータイプが便利

文房具を収納するための器具としては円筒形のペン立てが一般的です。
しかし一見便利そうなペン立ても、ペンの数が増えてくるとぎゅうぎゅう詰めになりほしいものをすぐに取り出すことができません。

そこで普段よく使うシャープペンシル、鉛筆、ボールペン、マジック、色ペンを絞りトレー型のものに乗せて収納するというのがおすすめです。

外出が多い人ならいっそのこと普段使用する筆記用具は全て筆箱に入れておくということも管理がし易い方法です。

また文房具のストックとなるホチキスの芯やカッターの刃、シャーペンの芯といったものは専用のケースに入れて机の定位置にしまっておくようにしましょう。

邪魔になりがちなキャラクターペンやアメニティグッズとしてもらったペンやメモ帳などはいつまでもとっておかず思い切って捨ててしまいましょう。